文字窗口内邀请
通知、纪要、方案和合同正文在文字组件中打开。共享面板位于窗口内，选定同事后即可进入同一页继续写。批注贴在句子旁边，不另开邮件线程。目录与样式建议由一人维护，其他人只动认领段落。
在线协作指多人在同一份文档上同时写入、看见彼此光标并按账号留下修订。WPS Office把这项能力直接做进文字、表格和PPT组件，桌面窗口内即可发出邀请，不必先打开单独的网页编辑器。同事接受邀请后进入的是同一页，而不是一份互不相干的附件副本。
桌面窗口是完整客户端里的编辑界面。多显示器时，可以一屏继续写文档，一屏固定云文档列表，减少来回切换。本页按组件说明协作范围，对照微软三件套，并给出桌面安装包入口。手机与其他系统的安装要点写在桌面下载页，中文界面下的四类文件用法写在中文版页。
做进组件，指协作入口出现在文字、表格、演示各自的窗口内部，而不是要求使用者离开当前文件再打开另一套工具。打开一份已共享的文档后，邀请、权限和光标都在同一窗口完成。文字组件处理段落与批注，表格组件处理单元格与公式，演示组件处理页面与母版。三类文件遵守同一套账号与权限规则。
同一页继续改，指双方看到的是同一份文件的当前视图，而不是各自另存后的分支。修订按账号记录姓名与时间。冲突出现在同一段落或同一单元格时，文档会标出差异，由后操作的人选择保留哪一版。历史版本仍保留冲突发生前的节点，可在桌面窗口对照。
通知、纪要、方案和合同正文在文字组件中打开。共享面板位于窗口内，选定同事后即可进入同一页继续写。批注贴在句子旁边，不另开邮件线程。目录与样式建议由一人维护，其他人只动认领段落。
预算、台账和报价在同一工作簿里核算。各人改自己负责的列，公式按最新值重算。汇总区可限制编辑。协作光标跟随活动单元格，避免两人同时写入同一格子。图表引用的数据区更新后，演示页中的图需要刷新。
汇报稿按页分工。一人改数据页，一人改案例页，母版仍由指定人调整。会议中可对着同一页讲解。动画与切换保存在同一份文件里。对外发送前导出PDF，内部继续使用可编辑稿。
桌面安装包，指写入电脑本地、包含文字、表格、演示及可选PDF组件的完整客户端，而不是仅能预览的网页会话。共同改稿、多窗口对照和宽表格精排，都依赖这套完整组件。Windows 执行文件由本页主按钮获取。装好后登录同一账号，云文档列表与本地最近文件会出现在同一侧栏。
完整客户端与浏览器预览的分工如下：预览用于快速阅读；目录、样式、数据透视、演示母版和批量转PDF仍应在桌面窗口完成。macOS、iOS 与 Android 的入口及权限、解压等安装要点，集中写在桌面下载页。不要把 Windows 安装包拷到其他系统运行。中文界面下的另存清单见中文版页。
第一次打开桌面客户端时，建议先完成登录，再打开要共编的文件。未登录仍可编辑本地文档，但不能看到他人光标，也不能把修订写回云文档。共享前先确认是文档级邀请还是文件夹级邀请，避免把整组目录开放给不相关的人。
一天的办公安排，通常就是按时间先后打开文字、表格和演示，不必另外依赖日历软件弹窗。上午写通知、午后对预算、傍晚排汇报页，都可以在同一套桌面软件里完成。需要会签或对表时，把文件放进云文档并写清文件名，比把稿子只堆在本地桌面更稳。
日程里的文档仍是普通的协作文件。上午写通知，午后对预算，傍晚排汇报页，可以在同一套软件里完成，不必为每一段工作另装工具。关联提醒时写清文件名与版本含义，避免打开过期副本。大文件首次上传建议放在办公室网络较稳定的时段，再把提醒设到讨论节点。
通知、请示和会议提纲在文字窗口完成。需要会签时在窗口内发出邀请，审稿人用批注提问。定稿节点可写入日程，提醒执笔人导出PDF，而不是继续改未冻结的正文。
预算与台账在表格窗口打开。出数岗位锁住合计行，业务只改数量列。若下午有对表会，把工作簿链到该日程。弱网下不要替换整份超大工作簿，先改已缓存的工作表。
汇报页引用白天核算后的数字。母版由指定人统一。例会共编时锁定正在讲解的一页。会后把当日版存成历史节点，供下周日程对照，不必再找回散落的附件。
对照，指把同一类桌面工作分别映射到两套软件的组件上，便于已经使用微软三件套的人判断迁移成本。文字对应 Word，表格对应 Excel，演示对应 PowerPoint。WPS Office把这三类放进同一套登录、共享和云文档列表。对照表说明职责边界，不代替在副本上抽查样式、公式和宏。
打开对方发来的 docx、xlsx、pptx 时，先检查样式、公式和母版是否还在，再决定是继续共编还是另存一份工作副本。宏指写在文档里的自动化脚本，常见语句往往可以运行，复杂脚本必须在副本试运行。PDF 导出两边都具备，适合定稿分发。主工作副本只放在一处，避免一份在本地、一份在云端、再另存一份给另一套软件。
| 对照项 | WPS Office 桌面组件 | 微软三件套 |
|---|---|---|
| 文字长文 | 文字窗口处理段落、目录、修订与批注 | Word 处理同类文档 |
| 表格核算 | 表格窗口处理公式、筛选与单元格保护 | Excel 处理同类工作簿 |
| 演示排版 | 演示窗口处理母版、动画与讲者备注 | PowerPoint 处理同类幻灯片 |
| 协作入口 | 做进各组件窗口，邀请后进入同一页 | 在线文档同样支持共同编辑 |
| 云文档列表 | 桌面客户端登录后与本地最近文件并列 | 云端文档在对应账号下保存 |
| 宏 | 对常见宏有兼容说明，须在副本试运行 | VBA 环境运行宏 |
| 完整安装含PDF插件，可导出与批注 | 另存或导出为 PDF | |
| 模板 | 模板中心与本地模板可同时使用 | 各组件自带模板库 |
| 多窗口 | 多显示器下可分屏写稿与看列表 | 各组件窗口可拖到副屏 |
云文档，指保存在账号下的远程文件，而不是只存在某台电脑桌面上的本地副本。桌面客户端登录后，侧栏给出云文档列表。列表与本地最近文件并列，便于从同一窗口继续未完成的稿件。邀请同事后，对方打开的是同一份文件。
列表不会在每一秒自动重绘。切换账号、完成上传或同事新共享文件后，应使用刷新动作，否则可能仍看到旧的文件夹结构。刷新失败时先检查登录状态，再检查代理是否拦截云接口。文件夹共享适合固定项目组；单文件共享适合临时请一个人改一页。两种权限模型不要混用在同一批对外稿件上。
上传本地旧稿前，确认没有不宜共享的内容。新建文件可以直接选云文档路径，省去后补上传。共享链接可设有效期。外部人员建议只开单文件、短有效期、仅查看或可评论。删除云文档前先确认没有人把它当作唯一底稿；需要归档的，先导出PDF或另存到规定目录。
| 权限 | 在桌面窗口中能做的事 | 适合交给谁 |
|---|---|---|
| 可编辑 | 改正文、改公式、改幻灯片并保存新版本 | 执笔人、出数岗位、制作人 |
| 可评论 | 添加批注与回复，不能改正文 | 审核人、会签部门 |
| 仅查看 | 阅读并按权限导出，不能改、不能批注 | 知会对象、外部抄送 |
| 文件夹成员 | 对该目录下现有及后续新文件套用同一权限 | 固定项目组 |
多端窗口，指同一账号下文字、表格、演示或云文档列表各自独立打开的桌面窗口，可以分别拖到不同显示器。多显示器排布的目的是对照书写：主屏放正在编辑的文档，副屏放云文档列表或参考稿。不必为每块屏幕单独安装一份软件。
窗口位置会随显示器热插拔变化。重连后若窗口堆叠到主屏，重新拖拽即可。会议投屏时，把演示窗口放到投屏那一块，编辑窗口留在本机主屏，避免讲到一半切错页。平板或手机登录同一账号可以跟进批注，但不负责重排母版或改复杂公式。电脑主写，其他设备辅看或辅改，是多端分工的基本定义。
弱网或断网时，已缓存的窗口仍可继续改本地副本，他人光标不会更新。恢复网络后应主动同步，并检查冲突。超大工作簿不要在每一块屏幕各开一份完整副本，以免内存占用叠加。副屏只放列表或只读参考，主屏放唯一可编辑窗口。
把当前必须写入的文字、表格或演示放在主屏。共享面板、冲突提示和保存进度都在这个窗口处理，避免注意力分散到副屏通知。
云文档列表固定在副屏，刷新后点选下一份日程文件。参考稿以只读或仅查看方式打开，防止误改对照材料。
演示窗口移到投屏显示器，本机保留备注或数据表。锁定正在讲解的一页后，其他编辑者仍可改未锁定的页面。
模板中心，指登录后可浏览的在线版式库；本地模板，指保存在本机目录、不依赖账号即可套用的文件。两者可以并存。常用公文、纪要和预算表头适合存成本地模板；季节性封面或一次性活动版式再从模板中心取用。从中心取用的文件会进入本地缓存，断网后仍可能打开最近用过的几份。
PDF插件在桌面安装包的组件列表里，通常随完整安装一并写入，用来打开、批注、导出或批量转换PDF。自定义安装若取消该组件，打开PDF会提示缺少能力，应回到向导补选，而不是另行寻找来路不明的插件。补装后重启桌面客户端。批量转PDF的队列与页边距预设，在中文版页另有说明。
套用模板后新建的文件同样可以放入云文档并共享。正式模板应避免残留上一项目的成员名单。对外盖章或归档使用PDF锁定版式；内部继续改的源文件仍放在云文档，不要用已发出的PDF长期手改后当作唯一底稿。
保存在本机，适合机关公文和固定表头。不登录也能套用。升级模板时，在建旧文件不会自动变，需要的话按页替换样式或母版。
登录后按类型浏览。取用前预览页边距与字体。下载到缓存后可离线再开。不要把仍挂着旧共享名单的中心模板直接当本期工作稿。
随完整桌面包安装。可从文字、表格、演示导出，也可批注扫描件。演示导出时注意是否包含备注；表格导出时注意列宽，避免数字被裁切。
下列评价来自符合职场习惯的使用说明，用于理解协作做进组件之后，桌面窗口、多屏和日程提醒如何落到具体岗位。所述机构与姓名为说明书体例中的例示，不代表真实用户回访。
以前邀请同事改纪要，要先把附件发出去，再等回传。现在文字窗口里直接请人进入同一页，我在主屏改结论，副屏挂着云文档列表。大文件第一次上传失败后，我改成分段传，不再连点上传。日程到点会提醒打开当天的纪要，不会再找错上周的副本。
行政管理 林可
成本表很大，笔记本单屏时总要来回缩列。双屏之后主屏编公式，副屏只读对照去年簿。宏我只在副本里试，对照微软那套表不等于每一句脚本都能原样跑。云列表刷新之前我看见的还是旧文件夹，现在养成对完数就刷新的习惯。
财务核算 周衡
渠道方案在文字里写，报价在表格里算，晚上的演示引用同一组数。我给区域同事的是可评论，给内部制作人的是可编辑。PDF插件随桌面包装着，对外发成品不必另找阅读器。断网在高铁上改过缓存稿，进办公室再同步，冲突就按历史节点对一次。
销售支持 沈予
下列条目记录近期与多屏排布、批量PDF、大文件协作相关的桌面端说明，供对照本页各节阅读。条目只作说明，不设跳转。
桌面客户端在检测到两块及以上显示器时，可将编辑窗口保留在主屏，并把云文档列表停在副屏。热插拔后需重新确认一次位置。该说明服务对照书写，不改变文件权限。
超过日常附件体积的文档和工作簿改为分段传入云端，进度显示在桌面窗口。中断后可从失败分段继续，避免整份重传。同时打开多份超大工作簿仍可能导致内存紧张。
从文字、表格或演示一次选出多份文件转入PDF时，队列进度出现在任务栏提示中。页边距沿用模板或上次导出预设。未安装PDF组件的自定义安装不会出现该队列。
列表窗口允许记住最后一次所在的屏幕。登录后刷新列表，新共享的文件才会出现。固定列表不会自动提升权限，邀请仍须在各文件共享面板中完成。
多人同时打开同一份宽表时，建议副屏只开只读对照，主屏保留唯一可编辑窗口。说明列出缓存目录位置，便于断网后确认哪些章节已下载完全。
下列问题按桌面端实际操作排列。每条先给出定义，再写处理顺序。安装权限、目录写保护与向导漏选见桌面下载页。
大文件一般指体积明显超过日常往来附件、需要较长时间传入云端的文档或工作簿。上传失败时，先在桌面窗口查看任务进度是否中断，再确认网络是否稳定，不要连续多次点击上传。可先把文件另存到本地磁盘确认未损坏，再重新发起协作上传；若仍失败，检查云文档剩余容量，并避开同时打开多个超大工作簿。
多显示器窗口排布，指把文字、表格、演示或云文档列表分别放到不同屏幕，以便对照书写。建议主屏放置正在编辑的文档，副屏放置云文档列表或参考稿。窗口位置会随显示器热插拔变化，重连后可在桌面端重新拖拽，不必为每个屏幕单独安装一份软件。
做进组件指协作入口出现在文字、表格、PPT窗口内部，而不是另开网页。关闭某一份云文档不等于卸载协作能力：本地文件仍可离线编辑，重新登录后可再打开云列表。若某份文件不再需要共享，应在权限里收回邀请，而不是关闭整个云功能。
模板中心指登录后可浏览的在线版式库；本地模板指保存在本机目录、不依赖账号即可套用的文件。两者可以并存：常用公文可存成本地模板，季节性版式再从模板中心取用。从中心取用的模板会进入本地缓存，断网后仍可能打开最近用过的几份。
PDF插件在桌面安装包的组件列表里，通常随完整安装一并写入，不必再寻找第三方阅读器。若自定义安装时取消了PDF相关组件，打开PDF会提示缺少能力，这时应回到安装向导补选。补装完成后重启桌面客户端即可，不要另行下载来路不明的插件。
宏指写在文档里的自动化脚本。WPS Office对常见微软文档中的宏有兼容说明，但并非每一条语句都保证逐行等效。涉及财务或生产环境的宏，应先在副本上试运行，再决定是否继续使用原文件。对照表只说明组件职责，不能代替宏测试。
云文档列表是登录后显示的远程文件清单。列表不会在每一秒自动重绘，切换账号、完成上传或同事新共享文件后，应使用列表上的刷新动作。若长时间不刷新，可能仍看到旧的文件夹结构。刷新失败时先检查登录状态，再检查网络代理是否拦截了云接口。
同一页指协作双方打开的是同一份文档的同一视图。邀请时可区分可编辑、可评论与仅查看。权限在桌面窗口的共享面板里调整，修改后对方需重新打开或等待同步。不要把编辑权发给只需阅读的外部人员。
按上午写稿、午后算表、傍晚排演示的顺序工作时，把当日要用的文件放进云文档并写清文件名。不要只把稿子堆在本地桌面。打开前先看云列表里的修改时间，避免拿走过期副本去开会。
断网缓存指客户端把最近打开的云文档保存在本机，供暂时离线继续编辑。能改的范围限于已缓存的部分，未下载完的大文件章节可能打不开。恢复网络后应主动同步，并检查是否与同事的在线版本冲突，再决定保留哪一侧的修改。